問題社員への指導とは？適切な対応とNG行動を徹底解説

近年、職場における問題社員への対応は、企業にとって大きな課題となっています。
法令遵守はもちろんのこと、社員のモチベーション維持や生産性向上のためにも、適切な指導体制と具体的な方法が求められています。
本記事では、責任感があり、部下の育成にも関心がある管理職や人事担当者の方々に向けて、問題社員への効果的な指導方法と、その際に注意すべき点を解説します。

問題社員への効果的な指導体制とは？複数担当者によるアプローチ

問題社員への指導は、一人だけで行うのではなく、複数の人間で連携して行うことが非常に重要です。
単独での指導では、指導内容の偏りや、感情的な対応に陥るリスクが高まります。
そこで、上司と先輩社員の2名体制を推奨します。

1:上司の役割

上司は、問題社員の行動を客観的に評価し、指導の方向性を示す役割を担います。
具体的には、週に一度程度の面談を実施し、業務日報のチェックを通して、問題点を洗い出し、適切な指導を行います。
面談では、問題社員の言い分を丁寧に聞き取り、改善策を共に検討することが重要です。
また、法的リスクを軽減するため、面談内容を記録に残しておく必要があります。

2:先輩社員の役割

先輩社員は、上司の指示に基づき、問題社員の日常業務における行動を綿密に観察します。
問題行動を早期に発見し、その場で適切な指導を行うことで、問題の拡大を防ぎます。
先輩社員は、上司と密に連携を取りながら、問題社員への継続的なサポートを行います。
この役割には、問題社員と良好な人間関係を築き、信頼関係を構築できる能力が求められます。

3:指導体制の構築と業務日報の活用

効果的な指導体制を構築するために、上司と先輩社員の役割分担を明確化し、お互いに協力しながら指導を進めることが大切です。
さらに、問題社員には毎日業務日報の提出を義務付けることで、業務状況の把握や問題点の発見を容易にします。
業務日報には、当日の業務内容、課題、改善策などを詳細に記録させ、上司と先輩社員がチェックすることで、問題点の早期発見と迅速な対応が可能になります。
日報の記録は、後々の法的証拠としても有効です。

問題社員との面談！NG対応と注意点

問題社員との面談は、指導の重要な場面です。
しかし、適切な対応をしないと、かえって状況を悪化させたり、法的リスクを増大させたりする可能性があります。

1:NG対応

面談においては、感情的な発言や威圧的な態度を避けることが重要です。
大声で叱責したり、感情的に怒鳴ったりすることは、パワーハラスメントに該当する可能性があります。
また、長時間におよぶ面談も、問題社員にとって大きな負担となり、逆効果となる場合があります。
複数人で面談を行う場合も、問題社員を威圧するような雰囲気にならないよう配慮する必要があります。

2:適切な対応

面談では、まずは冷静な態度で問題社員の話を丁寧に聞きましょう。
問題点について、一方的に非難するのではなく、問題社員の言い分を理解しようと努める姿勢が大切です。
面談の内容は、必ず記録に残しましょう。
記録は、後々のトラブル発生時の証拠として役立ちます。
また、録音も有効です。
ただし、録音する場合は、事前に問題社員にその旨を伝え、同意を得ることが必要です。

3:その他の注意点

問題社員を他の社員の前で叱責することは、絶対に避けなければなりません。
これにより、問題社員のプライバシーが侵害され、社内での人間関係が悪化する可能性があります。
もし、対応に困る場合は、人事部や社外の専門機関に相談することも有効です。

まとめ

問題社員への指導は、上司と先輩社員の連携、適切な面談、そして記録の徹底が不可欠です。
複数担当者によるアプローチで指導の徹底を図り、法的リスクを軽減することで、安心して効果的な指導を実施できる体制を構築しましょう。
面談では、感情的にならず、冷静かつ丁寧な対応を心がけ、記録をしっかり残すことで、万が一のトラブルに備えることが重要です。
問題社員への指導は、企業の成長と社員の幸せを両立させるための重要な取り組みです。
適切な対応を行うことで、職場環境の改善と、生産性の向上に繋がるでしょう。

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