退職時の業務の引き継ぎ方法

業務の引き継ぎとは、業務の担当者が退職したあとに、後任者などがスムーズにその業務を行える状態にすることです。 言い換えると、「誰が後任者になっても、業務ができる状態にしておくこと」だといえます。また、しっかりとした引き継ぎは「後任者のため」以外に、「取引先企業やお客様からの信頼を守る」という役割もあります。

引き継ぎの一番大事なポイントは、誰が見ても理解できる資料を作ることです。「この部分は、他の人も分かっているだろう」「当たり前のことだから記載しなくてもいい」などと自分で判断せずに、作業手順や注意事項をすべて残せるように意識し、準備します。

• 業務内容のリスト化

業務内容は、誰が見ても分かるようにもれなくリスト化します。まずは大まかな枠組みで分類し、その次に細かな業務を書き出していきましょう。

• スケジュールの作成

引き継ぎのための業務内容リストを基に、スケジュールを組み立てます。後任者、業務に携わっている社員、社外の取引先やお客様など、引き継ぎやあいさつが必要な関係者をリストに追加し、それらをいつまでに行うか明記します。最終出社日から逆算し、余裕のある計画を立ててください。

• 詳細な引き継ぎ資料の作成

ここでは「業務内容のリスト化」でまとめた大枠を基に、より詳細な資料を作成します。内容は職種によって異なりますが、仕事の全体の流れ、現在の進捗、必要書類、顧客リストなどの資料を用意します。後任者がスムーズに決まらず、引き継ぎに十分な時間を確保できないというケースもあるかもしれません。そういった場合にも後任者が困らないように、詳細な資料の作成はしっかりと行っておきましょう。